Project Coordinator

The principal responsibility of the Project Coordinator is to support the office, capital accounting and project administrative initiatives, processes and reporting. 

RESPONSIBILITES: 

• Consolidation of project management, client reporting in order to update and maintain monthly reporting of project schedules, capital expenditure budgets and forecasts, commitments, cash flow forecasting, payment tracking, and project status reports using M365 Business Standard software programs. 

• Coordinating capital planning and budgeting process by preparing preliminary project briefs and schedules (scope, cost estimates and schedules) using Microsoft Projects. 

• Review and process proposals and contracts, purchase orders, invoices and payments to ensure accuracy and conformity with client accounting and procurement procedures. 

• Use cost tracking software (Excel) to record and report capital expenditures and cashflow forecasts. 

• Provide project coordination support to the project management team which includes, organizing design presentations, coordination of FF&E delivery and installation at client facilities, coordination of meetings with consultants, contractors and suppliers, and/or owners. Assist in preparing RFPs (Request for Proposal) including project description and mandate for consultant services (ie Designer, Architect and Engineer). Managing the RFP tender process and providing recommendations. 

• Assist in managing and coordinating the process of design, preparation of FF&E and construction tender documents (plans & specifications) by consultants and the tender process to achieve competitive pricing. 

• Participate in design reviews with designers, ownership, client appointed managers, and operational and brand representatives. Documenting approvals and issues and following up on revisions to achieve consensus. 

• Ensuring that construction services and FF&E are procured through a competitive process. Assist in coordinating value engineering efforts. 

• Coordinating with procurement entities to ensure that FF&E orders are delivered on schedule, are complete and clear of deficiencies. 

• Managing budgets and schedules to ensure that projects are completed on time and within budget. 

• Performing a review of completed projects to identify deficient work, incomplete work and late items. Coordinating with contractors, consultants and purchasing to resolve deficiencies. Maintaining well organized and detailed digital and paper file systems.